Студент должен

знать:

- цели и задачи оперативного хранения документов;

- перечень нормативных документов, регламентирующих порядок оперативного хранения исполненных документов;

- основные правила формирования дел;

- правила работы с номенклатурой дел и порядок ее составления;

уметь:

- формировать дело в соответствии с номенклатурой дел.

Оперативное или текущее хранение документов осуществляется во время работы с ними, до передачи документов в архив.

Лица, ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать их сохранность.

Документы, с момента заведения и до сдачи в архив, должны находится в рабочих кабинетах или специализированных помещениях. Там обеспечиваются соответственный температурный и влажностный режим и противопожарная безопасность. Дела должны быть закрыты от пыли и солнечных лучей.

Документы подшивают в твердые папки и папки-регистраторы. Папки должны располагаться на полках в той же последовательности, которая определена номенклатурой дел, плотно прижатыми друг к другу, в вертикальном положении, корешками наружу. Горизонтально хранят только дела в мягких обложках.

Изъятие и выдача каких-либо документов постоянного хранения не разрешается. Исключение (по требованию судебно-следственных органов) возможно с разрешения руководителя. Тогда в деле обязательно оставляется заверенная копия изъятого документа и акт о причинах изъятия подлинника.

Если по служебной необходимости выдается дело, то заполняется карточка-заместитель, где указывают структурное подразделение, номер дела, заголовок, дату возврата и проставляют расписки в выдаче и обратном получении дела.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке. Она обеспечивает учет, быстрый поиск, правильное хранение дел и группировку в дела исполненных документов.

Типовая номенклатура дел – нормативный документ.

Примерная номенклатура дел – создается в управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается (цехов, кафедр, филиалов).

Сводная номенклатура дел – состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Требования к номенклатуре дел:

- распространенность на все направления деятельности учреждения и структурных подразделений.

- соответствие названий дел признакам их заведения.

- объединение в дела документов одного срока хранения.

- порядок распределения дел в номенклатуре:

§ распорядительные документы вышестоящих органов;

§ ОРД;

§ плановые и отчетные документы.

Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года руководителем СДОУ, пересоставляется не реже одного раза в пять лет, а также, в случае изменения функций и структуры организации. Утверждается руководителем организации.



Номенклатура дел состоит из разделов, подразделов и заголовков, соответствующих структуре учреждения.

Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой позволяет повысить оперативность их поиска, лучше использовать документы и удовлетворять справочные потребности.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела.

Требования к формированию дел:

1. Помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с наименованиями дел по номенклатуре.

2. Помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса.

3. Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходных дел.

4. Раздельно помещать документы постоянного и временного хранения, когда это возможно.

5. Не помещать в дела лишние экземпляры, черновики и документы, подлежащие к возврату.

6. Располагать документы внутри дела в хронологической последовательности (приказы) и в вопросно-логической последовательности (приложения и основания помещают за документом).

7. Приказы по общим вопросам отделять от приказов по личному составу.

8. Дело не должно содержать более 250 листов. Если листов больше, то заводится второй том.

Следующим этапом после формирования дела будет его оформление.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Цели и задачи оперативного хранения документов.

2. Основные правила формирования дел.

3. Правила работы с номенклатурой дел и порядок ее составления.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ

1. Перечень нормативных документов, регламентирующих порядок оперативного хранения исполненных документов.


7971461128776302.html
7971528900883526.html
    PR.RU™